La buena disposición y conservación de la documentación que se custodia en un archivo puede resultar fundamental para garantizar su preservación y su legado a las generaciones venideras.
En este sentido, el Área de Biblioteca y Archivo de la Universidad de Cádiz (UCA) tiene colgada en la web sus "Normas básicas de organización de los archivos de oficina". Entre ellas, se hace mención a las disposiciones que hacen referencia para la "Instalación y conservación de documentos", que puede servir de ejemplo para que cualquier persona pueda acceder y conocer cuáles son las recomendaciones fundamentales en la preservación de documentos en los archivos administrativos:
- Evite las carpetas de anillas, que obligan a taladrar la documentación. Si usa este tipo de carpetas introduzca la documentación dentro de dossier de plástico, así evitará taladrarla.
- Desprenda a la documentación de gomas, clip, «post-it», y en la medida de lo posible también de grapas. Si no puede evitar el uso de grapas, use grapas galvanizadas.
- Las cajas de archivo definitivo deben estar llenas, pero sin forzarlas para su cierre. Si están muy llenas o muy vacías la documentación sufre daños.
- Apoye la caja sobre los estantes por el lado más largo.
- Coloque las cajas en lugares secos, alejados de polvo, y de focos de calor y luz.
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Si deseas acceder al conjunto de las Normas, puedes hacerlo en el siguiente enlace:
